Тайм-менеджмент: что это такое, его части и принципы

Тайм-менеджмент (управление временем) – комплексный подход учёта, анализа и более продуктивного перераспределения ресурсов своего времени с помощью системы планирования. Ранее считалось, что такой менеджмент помогает в организации бизнес-проектов. Но, в последнее время, такой подход тайм-менеджмент стал популярен даже при необходимости упорядочить свою ежедневную деятельность.

Важно знать

Так, тайм-менеджмент для женщин помогает выделить все задачи и потребности как общественного, рабочего, так и личностного уровней; адекватно распределить временные затраты для того, чтобы быть максимально продуктивной. И, при этом, получить понимание того, что возможно успеть в течении суток, убрав угрызения совести.

Например, переписав все свои задания и стремления на день и осознав сколько времени необходимо потратить на каждый пункт, многие дамы воочию убеждаются, что на всё это дня реально не хватает (невозможно проработать восемь часов, убрать, приготовить еду, перестирать, перегладить, проверить все уроки у всех детей, постричь газон, полить клумбу, убрать и покормить всех домашних животных, сделать себе маникюр и при этом уделить целый вечер мужу). Поэтому, чтобы избежать переутомления, депрессии и скандалов, нужна правильная оценка и реальный план на день.

Книга «Экстремальный тайм-менеджмент» Николая Мрочковского и Алексея Толкачева переходит границу сугубо научного труда, и в форме захватывающего романа позволяет обратить внимание на те жизненные аспекты, которые можно и нужно проработать с помощью методик управления временем (тайм-менеджмента). А герой романа, не только в финале создаёт успешный бизнес, но и находит свою любовь.

Такой метод как тайм-менеджмент имеет четыре основные части:

строгий учёт временных затрат;
оптимизация выделяемого времени;
планирование учётных временных промежутков (суток, недели, периода выполнения проекта);
работа с мотивами.

Принципы тайм-менеджмента

Можно выделить несколько основных принципов тайм-менеджмента:

Планируйте. Строит учиться составлять план своего временного отрезка, например, дня. Однако, план должен быть выполнимым и правильным. То есть:

зафиксирован в письменном виде (поскольку, в этом случае, прописанный пункт уже существует, следовательно – реален);
оценен как выполнимый и продуман по времени, в этом случае производительность увеличивается на 20%;
правильно обозначен, исключены общие, громоздкие задания; а вернее – они подроблены на конкретные шаги (например, такой многосторонний пункт, как поднятие продаж, разделён конкретикой: дать рекламу, провести ревизию презентабельности полок, провести тренинг персоналу и т.д.);
не забывайте оставлять время на обед и форс-мажор, а также составление самого плана.

Фиксируйте план действий в конкретные блоки. Это позволит не только понять Что стоит выполнять, но и Порядок (Очередность) выполнения. Возможно, появятся задания, которые можно объединить или совместить. Например, отправляясь за буклетами, можно по пути дать рекламу и т.д.
Вычленяйте конкретную цель. Кстати, дробление большой задачи является важным шагом и при постановки конкретной цели. Основная цель должна быть разбита на мелкие. Тогда, это позволит сосредоточиться на выполняемой работе, не упуская из виду общего направления. Например, в этом случае тренинг или ревизия будет проведена с большей эффективностью для выявления провальных моментов, а не в «ускоренном режиме» без максимального результата. В связи с этим цель должна соответствовать таким критериям постановки:

чётко и конкретно сформулирована,
быть измеримой;
могущей быть достигнутой за определённый временной промежуток;
истинно являться шагом для достижения общей цели;
быть ограниченной по времени.

Выделяйте главное. Вычленение главной задачи и её решение – самый важный момент всего дня. Как говорил Брайан Трейси: «лягушку стоит есть за завтраком». Здесь имеется в виду, что лягушка – это самая тяжёлая задача дня, поэтому людям свойственно откладывать её в «долгий ящик». Но, таким образом постоянно присутствует напряжение, которое мешает должным образом концентрироваться на текущих делах, снижая их эффективность. Если же сделать все неприятные, сложные и необходимые задания с утра, остальное будет выполняться гораздо проще и легче. С этим перекликается Принцип Вильфредо Парето, который гласит, что 20% усилий могут принести 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят остальные 20% результата. Таким образом, стоит всегда начинать работу с этих 20%, чтобы максимально продуктивно отработать день.

Президент Эйзенхауэр делил все дела на:

срочные и важные, которые решались как можно быстрее им самим;
не срочные, но важные – наиболее эффективные, которые позволяли продумать все шаги и так–же решались им самим;
срочные и не важные, которые незамедлительно старались быть переложенными на помощников;
не срочные и не важные, которые перепоручались помощникам обязательно.

В этом аспекте, проблема многих руководителей состоит в невозможности переложить часть заданий на кого-то ещё. Они слишком многое завязывают на себя, а затем хронически ничего не успевают, важные и неважные задачи сплетаются в непрерывный истощающий поток. Это плавно перетекает в следующий шаг –

Сконцентрируйтесь на главном. То, что мы упоминали выше – называется принципом делегирования. И это важнейший аспект. В нашем менталитете всё ещё сильно укоренившееся мнение, например, что женщина прямо обязана быть, при полноценной работе, уборщицей и поваром высшего разряда. Но, чем выше ценность вашего времени на пике активности, тем важнее использовать его для основного момента. А еду и уборку можно делегировать (или по-простому – передать) другому человеку: от кулинара супермаркета и подружки, до специально нанятого персонала. Или же заняться этим в оставшееся время, если такое остаётся.

Кстати, сюда же стоит отнести ещё один важный момент – умение говорить слово «нет». Безусловно, отказывать стоит не всем и не всегда. Но, на заре карьеры, например, важно оградить рабочее время с пиком своей производительности от личных бесед по телефону с любимыми людьми, даже если вам этого хочется не меньше, чем им. Кроме того, «случайная» вылазка в социальные сети или слишком болтливая подруга могут обернуться срывом всего графика сдачи проекта.

Анализируйте, разбирайте ошибки и придумывайте свои фишки. Мы перечисляем лишь общие понятия. Но, время от времени, важно разбирать прошедшие дела, анализировать ошибки и смотреть что наиболее вам подходит, а что – совсем нет. Вы заметите те моменты, на которые ранее не обращали внимание вообще и поймёте моменты, на которые обязательно стоит выделять время из-за ваших личностных особенностей. Придумывайте свои приёмы и фишки, помогающие мотивировать и более эффективно управлять своим временем.
Не забывайте про отдых! Отдых также должен быть включён в систему вашего плана. Нельзя постоянно экономить на сне, прогулках, общении с близкими и своём хобби. Без хорошего восстановления нельзя быть максимально эффективным и работоспособным. Есть интересный нюанс: если отдых вы планируете, выделил определённое время и вписав его в общий график действий, то он (этот самый отдых) получается гораздо более радостный и полноценный. Ведь вы понимаете, что это время «позволительно» для вас, и угрызения совести и тревога отходят на второй план. Вы отдыхаете, не думая, что у вас при этом копится куча дел. Или, возвращаясь опять к женской теме: не переживаете за «недоделки». Ведь многие женщины жалуются, что, играя с детьми, они постоянно думают про то, что не доделали. В итоге, и работа стоит, и общение происходит не очень душевно: из-за тревоги мама начинает быстрее раздражаться и всем своим видом выражает тревожное настроение.

Тайм-менеджмент: что советуют специалисты?

Сейчас можно найти целый ряд рекомендаций специалистов в области тайм-менеджмента. Например, Наталья Сайгина, переосмысливая книгу Глеба Архангельского, предлагает обратить внимание на следующие важные моменты, которые она подробно расписывает.

Найдите своих пожирателей времени или хронофагов. Это все те моменты, которые крадут наше время и тратят его не на что. Ими может быть что угодно: плохо работающие программы, неэффективные совещания, бумажная волокита и бумажные визитки, плохо организованный приём людей и многое другое, включая толчею и трату времени в ближайшем кафе во время обеденного перерыва. Выделение этих пожирателей позволяет экономить достаточно много времени. Интересно, что один из работников, который постоянно застревал в пробках, и проанализировал такой момент, решился пересесть на метро, добавляя с одной стороны – небольшую прогулку и физическую нагрузку, с другой – устранив своего большого хронофага. Как уже упоминалось ранее, социальные сети и компьютерные игры могут быть очень опасными хронофагами всей нашей жизни.
Фильтруйте информацию, которая приходит. Для этого важно постоянно модифицировать систему этих самых фильтров. Иногда, разбор никому не нужных предложений отнимает массу сил и времени. Если такая информация пришла от определённого человека или организации, сразу заносите этот адрес в спам, чтобы не приходилось постоянно разгребать их опусы. Кроме того, заведите себе определённые часы для просмотра почты или ответов на письма. Отвлечения от основной работы снизят качество и этой работы, и самих ответов. Отсюда следует и следующий принцип —
концентрируйте внимание на выполнении одного дела. Переключение ваших мыслительных процессов и вашего внимания требует отделённого времени. Это нормально, ведь для того, чтобы вникнуть в новый вопрос, стоит подумать. Добавляем сюда время на обратное переключение, и получаем – двойное потраченное время. «Распыление и ненужные переключения» — страшные пожиратели времени. Доделайте одну работу до конца, а уже тогда принимайтесь за следующее задание.

Есть ещё один интересный момент, который идёт несколько вразрез устоявшимся понятиям рабочего процесса – подстрой под свой биологический ритм. Создавая план работы, важно подстраивать его под свои биологические часы, чтобы верно распределять наиболее важные задачи по времени. Поэтому, часто работники достигают немыслимых успехов, уходя на «вольные хлеба» с работы, где был прописан чёткий график, который им ужасно не подходил.

Так, ряд творческих людей замечают невиданный прилив сил в вечернее время, но абсолютно не могут быть работоспособными, придя на работу к 8:00, даже в том случае, если они улеглись специально спать пораньше. Другие же, наоборот, способны просыпаться в четыре утра без будильника, но уже после обеда ощущают резкий спад производительности. Одним словом, учитывайте свои пики и старайтесь планировать наиболее важные дела на самое продуктивное время.

Не меньший интерес заслуживает момент организации рабочего места. Ворох бумаг и визиток не способствует быстрому извлечению информации. Упомянутая Н. Сайгина рекомендует безжалостно избавляться от всех бумажных носителей информации, сразу же перенося необходимые данные в гаджеты с чётко структурированными программами учёта данных.

Таким образом, информация будет извлекаться гораздо быстрее. Но, это дело очень личное. Возможно, кому-то как раз легче обращаться с бумажной продукцией, маркируя и стикеруя её. Так же не стоит забывать, что в компьютере не должно быть всё вместе: и личная, и рабочая информация. Стоит всё сортировать и помещать в разные папки. Одним словом, начните тайм-менеджмент с наведения порядка на рабочем месте в широком смысле этого слова.

Отдельно можно рассмотреть подход Обухова к теме тайм-менеджмента для женщин. Он предлагает выделить и перечислить все стороны своего женского Я, с указанием времени, который бы хотела иметь эта личностная часть. Например, выделяется такие важные составляющие Я, как: «любимая», «мама», «профессионал», «художник», «хозяйка», «медитирующая и планирующая», «дочь». Все эти образы «хотят» своё время от общих 100%. И часто это «желание» превышает эти 100% в два, а то и три раза, таким образом провоцируя недосыпание, истощение, чувство вины, истерики или депрессии.

Главной задачей тренинга, когда изучается тайм-менеджмент, становится распределение времени так, чтобы оно помещалось в эти 100, и при этом не вызывало внутреннего протеста и дискомфорта. Это часто становится тяжёлой и изнуряющей задачей. Но, как только это достигается и принимается без внутреннего конфликта, такая основа становится огромным подспорьем для дальнейшего рационального планирования своего дня, и даже жизни. Рекомендуется процентную модель повесить на видное место и в случае возврата и анализа своих успехов и неудач, сверять выделенное и реально потраченное время на все важные сферы и корректировать что-то в случае необходимости.

Итак, можно ещё раз сказать, что тайм-менеджмент применяется: в бизнесе, спорте, обычной жизни, при подготовке важного проекта или подготовке к сдаче экзаменов, при выявлении причин своих тревог и угрызений совести, для рационализации и большей продуктивности любой деятельности. Отдельно можно упомянуть труды по тайм-менеджменту для современных молодых мамочек и домохозяек. А ныне всё больше наработок востребованы для школьников.

Книги и наработки по тайм-менеджменту

Среди выдающихся мастеров по тайм-менеджменту, то есть управлению временем в отечественном поле, можно выделить Евгения Попова и его труд «Хозяин времени». В Интернете доступен его тренинг-практикум практического тайм-менеджмента.

Глеб Архангельский может считаться одним из самых успешных и наиболее известных специалистов в этой области. Он автор книг «Тайм –драйв», «Организация времени». Руководитель собственных проектов, которые с успехом повышают эффективность рабочего процесса крупнейших отечественных компаний.

Из мировых изданий стоит отметить «Женский тайм-менеджмент» Дэн Кеннеди, «Максимальная концентрация» Люси Паладино, а также ряд лекций и изданий знаменитого практикующего консультанта Брайана Трейси.

Есть ли недостатки у тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент является очень хорошим и действенным способом, своего рода орудием. Но, например, если даже самую лучшую, дрель не хотеть использовать или использовать не умело, естественно, что она не только не поможет, но даже может травмировать человека. То же самое обстоит и с указанными методиками. Ими нужно научиться и захотеть пользоваться.

Если же у работника такого желания нет, естественно, должного успеха ожидать не стоит. А что касается «травм», то, перераспределяя разумно время, женщины могут сталкиваться с жестокой данностью, что быть хорошим специалистом и при этом тратить более пятнадцати часов в день на супруга просто невозможно, и необходимость делать выбор или расстаться с иллюзиями заставляет проявлять агрессию к «негодному методу».

Отдельной строкой идёт необходимость не только внедрять такую методику как тайм-менеджмент на работниках, но и, при необходимости, пересматривать систему организации процесса. Если работник замечает, что пожирателем времени является устаревшее оборудование, его необходимо заменить на новое. Но не все руководители готовы к этому. Равно как предоставлять работникам личный транспорт или подстраиваться под их биологический ритм.

Однако, тайм-менеджмент – это прежде всего выход для тех, кто видит в этом необходимость; и у кого цена любой минуты возрастает с каждым днём. И, возможно, широкое личное распространение изменит и корпоративный подход.

Автор статьи: Лапшун Галина Николаевна, магистр психологии, психолог I категории